ゆとり弁理士が特許事務所で絶句したこと

2019年1月25日

カルチャーショック

①FAXを未だに使っている。

②印刷する量が多すぎる。

 

 

①(FAX)について

まず、僕は特許事務所に入るまでFAXを使ったことがありませんでした。

世界でまだFAXを使っているのは日本だけと聞きますよね。

真偽のほどは分かりませんが、海外の代理人とやり取りしても”Facsimile”なんて単語は出てきません。

例えばこちらからのeメールにFacsimile No.なんて提示する必要もありません。

 

巷の複合機にはFAX機能が付いているのですが、惰性でくっつけているだけだと思っていました。

特許庁も含め、eメールでは何がだめなのでしょうか・・・?

 

②について

「ペーパーレス」という会社の取り組みは、僕が社会人になるよりも10年ほど前に散々叫ばれていたと記憶しています。(2000年頃でしょうか)

 

最新の技術を取り扱っているはずの特許事務所が、時代遅れの仕事のやり方をしているということですよね・・・?

もちろん重要書類の元本などは紙でよいと思います。

例えば引用文献、メール、明細書を印刷する等、多量に紙が消費されています。

そして包袋がパンパンになっていきます。

僕が勤める事務所は電子包袋も併用しているので印刷は不要なはずです。

二重の作業コストがかかっています。

 

昭和時代の仕事場ってこんな感じだったのかなあ・・・と平成が終わる頃に思っています。

社会の動向に取り残される事務所にはならないで欲しいです。

オフィスの生産性革命! 電子認証ペーパーレス入門(発行:TCG出版))

 

IT企業ではどうだったか

僕は昔いろんなIT企業の現場に出向していたので、各社のやり方を見せていただいていました。

どこに行ってもペーパーレスなど当たり前で、紙で印刷するときは上司へのプレゼンや重要会議のみでした。

会議が終わったら即シークレットボックス(裁断機や熔解による廃棄のためにまとめる箱)に投入していました。

これが当たり前だと思っていました。

 

仮に僕が企業の発明者だったら、秘密情報、個人情報保護などの観点からペーパーレス化すらしていない特許事務所に出願を依頼しません。

なぜなら紙で秘密情報などを管理しようとするとそれなりの設備が必要です。その設備は経営コストです。

せめて重要書類だけは紙の包袋で管理して、その他の資料はすべて電子包袋で特定の者のみがアクセスできるように管理すべきではないでしょうか・・・?

 

弁理士

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